כבעלת עסק עצמאי מזה 10 שנים, שהיא גם אמא לשני ילדים, שהמשרד שלה ממוקם בבית, ושהרווח מהעסק שלה מהווה חלק נכבד מפרנסת הבית, המרוץ להספיק כמה שיותר במספר שעות מוגבל היה ועודנו מרוץ בו אני משתתפת יומיום. כן גם כיום כשהילדים שלי בגיל העשרה. במהלך השנים פיתחתי שיטות להגברת היעילות שלי, בכל המשימות של החיים והעסק, כולל אלו מהזירה האדמיניסטרטיבית. בזכות השיטות האלו ההספקים שלי הם באמת טובים, למרות ריבוי המשימות שתמיד יש לי. במיוחד עבור העצמאיים שבינכם, אבל ממש לא רק, החלטתי לספר כאן מדי פעם על הכלים והשיטות בהם אני משתמשת, ושרבים מהם אומצו בצורה מוצלחות גם על ידי לקוחותיי.
כדי להספיק הרבה, קודם כל נדרשים מיומנות גבוהה בעסק ולא מעט משמעת עצמית. מעבר לאלו, אחד הסודות שלי נעוץ בשימוש יעיל ותדיר בכלים דיגיטליים שנוצרו כדי להקל עלינו את החיים ולהגביר סדר – כי סדר תמיד חוסך גם בזמן וגם כסף.
הפעם אסקור שני כלים – יומן דיגיטלי ואפליקציית משימות.
יומן, כל סוג יומן, עוזר לשמור על סדר ולהתפקס. אבל ליומן דיגיטלי יתרונות רבים על יומן נייר רגיל. עד שלא תתחילו להשתמש בו, לא תאמינו כמה היעילות שלכם תשתפר. מדוע זה כך? כי ביומן דיגיטלי ניתן למצוא דברים ממש מהר – קדימה וגם אחורה. נועצים בו (כ"ארוע") כל דבר שצריך להגיע אליו (פגישות, תורים, מבחנים) ובמיוחד ממש קל ומהר לנעוץ ביומן דיגיטלי אירועים שחוזרים על עצמם במועד קבוע (חוגים, פגישה שבועית קבועה עם לקוח). בגלל שניתן להגדיר כמה זמן לפני האירוע ברצוננו לקבל תזכורת אוטומטית, אז זה בכלל לא משנה אם אנחנו מול המחשב או רק עם הטלפון – כמעט לא יקרה שנפספס "אירוע" כי אפליקציית היומן בטלפון וזו שבמחשב מסונכרנות כמובן. דוגמא ליומן שכזה הינו יומן גוגל.
פגישות עם לקוחות אני קובעת ישר ביומן זה, וממנו שולחת את הפגישה ליומן של הלקוח.ה (דרך האימייל שלו.ה), וכוללת בפרטי האירוע עצמו לינק לזום או את כתובת הפגישה, ומה עליהם להביא. אם אתם מקבלים מייל עם זימון שכזה –קראו את הפרטים ולחצו על "אישור" (או דחו את הפגישה אם לא מתאים לכם להשתתף בה), כדי שהמזמין יבין שאכן קיבלתם אותה ותשתתפו בה.
בנוסף, ביומן מסוג זה אפשר להגדיר צבע מסוים לכל סוג של "אירוע"– עבודה, רפואי, פנאי, כושר, אדמיניסטרציה ואפילו צבע לבן/בת הזוג ולכל ילד. הפיצ'ר הזה ממש עוזר לי להבין את היום שלי במבט מהיר.
אחת הפונקציות השימושיות של יומן דיגיטלי היא "חיפוש". ב 2 קליקים אני מוצאת מתי עשיתי כל דבר ולמתי קבעתי דברים קדימה. כדי שזה יתאפשר, יש לרשום את האירוע עם משפט ובו מילות מפתח מתאימות ולא כלליות מדי ובטח שלא בקודים, ואז לחפש ביומן לפי מילת מפתח (שם לקוח, מספרה, שיניים וכו'). ככה אני בודקת ממש בזריזות האם הגיע הזמן לקבוע תור או פגישה נוספים, למשל. זה מייתר את הדפדוף גוזל הזמן בדפים של יומן נייר רגיל.
כמובן שכל פגישה שנדחית או מתבטלת, ניתן למחוק או להזיז ממש בקלות, בלי מחיקות מעצבנות ומכוערות ביומן נייר. אגב, אין צורך למחוק פגישות מהיומן אחרי שהן התרחשו (לא יודעת מי המציא את זה אבל נתקלתי באנשים שעושים זאת, זה מיותר ולא מקדם בכלל, להיפך).
לפי חוקי רשות המיסים, בעלי מקצוע מסוימים עדיין נדרשים לרשום ביומן נייר רגיל (בעט) פגישות עם לקוחות, אז רק עבור מטרה זאת יש לי עדיין יומן קטן מנייר (כמובן שהפגישות עצמן רשומות גם ביומן הדיגיטלי).
ביומנים הדיגיטליים יש סוגי פגישות ופונקציות נוספים, לשיקולכם אם שימוש בהם מקדם אתכם.
ועכשיו לכלי השני. מכירים את רשימות ה ?TO DO אז אני מלכת הרשימות האלו, אוהבת אותן ממש והן עוזרות לי מאד לנהל את החיים שלי. אבל, הן כבר מזמן לא רשומות על נייר. עבור כל המשימות של החיים, ובמיוחד לאלו שאין הכרח חיצוני לבצען ביום מסוים (ואלו רובן של המשימות, בואו נודה), אני משתמשת באפליקציית משימות ייעודית. אני ספציפית משתמשת ב ToDoist אבל יש עוד הרבה אפליקציות לניהול משימות. היתרון הגדול של אפליקציית משימות על רשימות ידניות היא שניתן לשבץ כל משימה לקבוצה לפי מתי אני צריכה/רוצה לבצע אותה – השבוע, שבוע הבא, בחודש הבא, מתישהו בעתיד. זה מוריד את העומס שנוצר בראש כשאני מסתכלת על רשימת משימות ארוכה, ועוזר לי להתפקס על מה שאני חייבת לסיים היום, בידיעה ששאר המשימות שמורות היטב ומשובצות למועד הגיוני אחר. כמובן שבכלי הזה ניתן לבצע חיפוש ולמצוא משימות מהר, לשנות אותן, ולסמן "בוצע". יש יתרון גדול מאד בשימוש בכלי הדיגיטלי הזה בתחום של משימות שחוזרות על עצמן כל חודש/שבוע אבל לאו דווקא חייבות להתבצע ביום מסוים (כגון בדיקת תשואות בתכניות חיסכון, ביצוע מעקב תקציבי חודשי, במקרה שלי) – פשוט מגדירים אותן כמשימות חודשיות חוזרות וככה הן תמיד יופיעו ברשימה בזמן הנכון, אוטומטית. מומלץ לרשום את המשימה עם פרטים רלבנטיים, כולל תתי-משימות.
מה לא רושמים באפליקציית משימות? פגישות (כי אלו נמצאות ביומן הדיגיטלי), רשימות (לדוג' ספרים שברצוני לקרוא, רשימת קניות – אלו נמצאות באפליקציית רשימות כגון Google Keep), וגם לא הפרטים של פרוייקט מסוים (אלו נמצאים באפליקציית פרוייקטים כגון EverNote או באקסל, תלוי בסוג הפרויקט ו/או בשלב בו אני נמצאת בו). שתי האפליקציות האלו פתוחות לי ברקע על מסך המחשב כל הזמן, ומדי כמה שעות אני בודקת את עצמי מולן, ומסמנת בתוכנת המשימות את אלו שסיימתי. זה תענוג ענק, שמדרבן להמשיך לבצע עוד משימות.
החוכמה בשימוש בכלים דיגיטליים היא להשתמש בהם למטרה אשר לשמה נוצרו, בלי לבזבז זמן על פונקציות שהן אולי מגניבות אבל לא באמת מקדמות אותנו. אחרי תקופת הסתגלות קצרה, אני בטוחה שגם אתם תגלו שיש לכם יותר סדר, שהתפוקה שלכם עולה (ואיתה הפרנסה) ושיש לכם יותר זמן לטיפול בבלת"מים ואפילו לעשות דברים כיפיים בספונטניות.
לטורים הקודם של דבי:
עשו ועשו בשימוש בוואטסאפ ככלי שיווקי
הפרד ומשול – האם כדאי שלעסק יהיה חשבון בנק נפרד מהחשבון הפרטי?
דבי קצב היא בעלת עסק עצמאי מזה שנים רבות, יועצת כלכלית אישית שעובדת עם ומלווה אנשים פרטיים ובעלי עסקים קטנים בתהליכים כלכליים שונים. מפתחת כלים, שיטות וקונספאים המאפשרים ליישם את הניהול הכלכלי וצמיחה בחיים האמיתיים. היא גם מנטורית ליזמים מתחילים בתכנית "הדור הבא" של מרכז הצעירים כפ"ס.
בעלת הפודקאסט "המתקצבת" ובלוג בשם זה, מרצה, יזמת, מרואיינת מבוקשת בתקשורת.
דבי פעילה חברתית בהתנדבות במסגרות שונות בהוד השרון, הקשורות לתמיכה ועידוד צמיחה של בעלי עסקים, ותרומה לקהילה בתוכה היא חיה: הקימה את "מועדון העסקים של הוד השרון", מתפקדת כאחד ממנהלי קבוצת "מתחם 1200" בפייסבוק, כיהנה כחברת הנהגה ויו"ר הנהגת הורים בבתי הספר של ילדיה, חברה בוועדת הדיגיטל של עיריית הוד השרון ועוד.
